ก่อนอื่นเรามาทำความเข้าใจกันก่อนดีกว่าว่า Free Users สำหรับ Power BI คือ License สำหรับบุคคลที่สามารถใช้งานได้เพียงคนเดียว แต่ทั้งนี้ในเรื่องของการใช้งานแบบฟรีก็จะมีข้อจำกัดค่อนข้างเยอะโดยเฉพาะในการแชร์ Report ของผู้ใช้งานแบบฟรีให้ผู้อื่นนั้นไม่สามารถทำได้ การแชร์ Power BI Report จะสามารถทำได้สำหรับผู้ใช้งานที่จ่ายเงินแล้วไม่ว่าจะแบบ Pro และ Premium
ตัวอย่างการแชร์ Power BI Report ของผู้ใช้งานแบบ Free License
- เข้าสู่ระบบ Powerbi.com และเลือกโปรไฟล์ของตนเองที่ใช้งานว่าเป็น License Type แบบไหน
- หากพบว่าเป็นแบบ Free account และต้องการแชร์ Report ให้กับผู้อื่นให้คลิกที่ Share
จะเห็นได้ว่า ผู้ใช้งานแบบ Free account จะไม่สามารถแชร์ Report ให้ผู้อื่นได้ ต้อง Upgrade เป็น Power BI Pro จะมีแบบให้เลือกซื้อกับแบบทดลองใช้งาน
Free users จะใช้งานกับ Power BI Report ได้อย่างไร
การใช้งาน Power BI Report บน Power BI Service
ในส่วนของการใช้งาน Power BI Report บน Power BI Service จะสามารถใช้งานได้แค่บุคคลที่เป็นผู้ใช้งานเท่านั้น โดยจะจะต้องทำการ Publish รายงานจาก Power BI Desktop (ซึ่งสามารถใช้งานได้ฟรีอยู่แล้ว) เข้าสู่ Powerbi.com (Power BI Service) โดยผู้เขียนจะขออนุญาตทำทีละขั้นตอนให้ผู้อ่านหรือผู้ที่กำลังศึกษาบทความนี้อยู่มาดูกันทีละขั้นตอนดังนี้
- สร้าง Report ด้วย Power BI Desktop
- กด icon “Publish” เพื่อนำ Report ที่สร้างเข้าสู่ Power BI Service (powerbi.com)
- เมื่อ Publish เรียบร้อยแล้ว Report และ Dataset จะถูกเก็บไว้ที่ My Workspace เพียงเท่านี้ก็เป็นการนำเข้า Report ที่สร้างจาก Power BI Desktop เรียบร้อย
Power BI Free user จะสามารถ share report ได้อย่างไรบ้าง
หาก Free Users ต้องการแบ่งปัน Report ให้กับผู้อื่น แต่ติดข้อจำกัดที่ไม่สามารถแชร์รายงานผ่าน Power BI Service ได้ ก็ใช่ว่าจะไม่มีวิธีอื่นในการแชร์รายงานให้ผู้อื่นได้เพราะยังมีอีกวิธีแต่อาจจะไม่อำนวยความสะดวกต่อผู้ใช้งานมากเท่าไหร่ มี 5 วิธีการในการแบ่งปันรายงานที่ผู้ใช้งาน Free Users
- สามารถทำได้โดยการส่งไฟล์ที่ทำการสร้างจาก Power BI Desktop ที่มีนามสกุลไฟล์เป็น .pbix อาจจะส่งผ่าน Team MS หรือ จะส่งผ่าน E-mail ก็สามารถทำได้เช่นเดียวกัน
- ฝั่ง Dashboard หรือ Report ของ Power BI ลงในเครื่องมือการทำงานร่วมกัน เช่น Team MS หรือ Sharepoint
- ฝั่งหรือเผยแพร่ Dashboard Power BI หรือรายงานไปยัง Web
File >> Embed report >> Publish to web (Public)
แต่วิธีนี้จะไม่มีความปลอดภัยในเรื่องการเผยแพร่รายงาน เพราะจะเป็นการเผยแพร่แบบสาธารณะ หากรายงานที่ต้องการเผยแพร่ไม่ใช่ข้อมูลที่เป็นความลับมาก วิธีการนี้ก็สามารถใช้งานได้ แต่หากเป็นข้อมูลเรื่องการเงินภายในองค์กร ผู้เขียนไม่แนะนำให้ใช้วิธีนี้เท่าไหร่
- แชร์ Report Power BI หรือ Dashboard ไปยังหน้าจอข้อมูลด้วยซอฟต์แวร์ป้ายดิจิทัล หรือ TV ในองค์กร เพื่อให้ผู้อื่นได้เห็น Report หรือ Dashboard ที่ Free Users สร้างขึ้น
- Export Report หรือ Dashboard Power BI ไปยัง Excel หรือบันทึกเป็น PDF
นี่เป็นเพียงตัวอย่างการแบ่งปันรายงานที่สร้างโดยผู้ใช้งานแบบ Free Users แม้ว่าจะแชร์โดยตรงแบบ Pro per User / Premium ไม่ได้ก็ไม่ต้องกังวลเพราะทุกอย่างมีทางออกเสมอ
