การใช้งาน Power BI ที่จะประกอบไปด้วยเครื่องมือหลักได้แก่
- Power BI Desktop
- Power BI Service
- Power BI Premium
- Power BI Mobile
- Power BI Embedded
ซึ่งจากเครื่องมือ Power BI ที่กล่าวมาข้างต้นในส่วนของการใช้งานโดย Free Users จะสามารถใช้งาน Power BI Desktop (เครื่องมือนี้ใช้ได้ทั้งบุคคลที่มี License และไม่มี) รวมถึง Power BI Service และ Power BI Mobile ก็สามารถใช้งานได้เช่นเดียวกัน แต่จะติดขีดจำกัดในบางส่วนไปดูกันทีละข้อกันเลย
Power BI Desktop ไม่มีข้อจำกัดสำหรับ Free Users โดยสามารถใช้งานได้ทั้งบุคคลที่มี License และไม่มี
Power BI Service มีข้อจำกัดสำหรับ Free Users ดังนี้
- จะแสดงรายงานรวมถึง Dataset ที่อยู่เฉพาะ My Workspace เท่านั้น
- เป็น License สำหรับบุคคลซึ่งสามารถใช้งานคนเดียวโดยผู้สร้างรายงาน (Owner) ได้
- ทำการสร้างรายงานจาก Power BI Desktop แล้วทำการ Publish ตัวรายงานไปเก็บไว้บน Power BI Service โดย Owner
- สามารถมาใช้งานตัว Report ที่เก็บไว้บน Power BI Service ได้ โดยเข้าใช้งานผ่าน Web Browser หรือ Power BI Mobile
- ผู้ใช้งานอื่น ๆ จะไม่สามารถเข้ามาดูรายงานของ Free User ได้ นอกจากจะแชร์รายงานดังที่กล่าวไว้ในหัวข้อก่อนหน้านี้
Power BI Premium ข้อจำกัดสำหรับ Free Users คือไม่สามารถใช้งานได้
Power BI Mobile มีข้อจำกัดสำหรับ Free Users ดังนี้
- ใช้สำหรับเข้าใช้งาน Power BI Service
- ไม่สามารถทำการแก้ไขตัวรายงานได้
- สามารถเข้าดูตัวรายงานได้เพียงอย่างเดียว
Power BI Embedded มีข้อจำกัดสำหรับ Free Users ดังนี้
- บริการแบบ Platform-as-a-service (PaaS) บน Azure Cloud
- ช่วยในการทำให้ความสามารถแสดงผลของรายงานการทำงานผ่าน Power BI ได้ ราวกับเป็นส่วนหนึ่งของ Application
- ไม่จำเป็นต้องมี License เพียง Download และติดตั้งใช้งาน